Documentos são itens que devem ser armazenados de forma organizada e segura, evitando danificações e a perda. As pessoas comumente possuem uma gaveta, algum organizador ou outra forma de armazenagem em suas casas para guardá-los (em sua versão original ou cópia). Isso porque nunca se sabe quando será necessário mostrar algum deles para alguém em qualquer processo que seja.

Contratos não são diferentes dos documentos quando olhamos a necessidade de armazenamento. Empresas como Imobiliárias, que possuem vários contratos (de aluguel, de financiamento, de venda e outros tipos), devem ter todos os contratos protegidos e de fácil acesso, para consulta, necessidade de ajuste ou qualquer outra questão que surja com o processo.

Nesse artigo, você encontrará o porquê de manter a organização dos contratos na sua imobiliária, algumas formas de como fazê-lo de forma eficiente e quais são as dificuldades enfrentadas ao não gerir os contratos corretamente. Veja que são algumas dicas apenas, que devem ser adaptadas para a realidade da sua imobiliária. Vamos lá?

A importância de gerir contratos

Existem duas principais necessidades que são atendidas ao gerir os contratos de forma correta. Em primeiro lugar, está a facilidade para fazer reajustes anuais dos valores de contratos que ainda não expiraram, como as taxas e os valores de aluguel. Além disso, torna-se mais fácil de acompanhar o prazo de vencimento ou renovação desses contratos.

Em segundo lugar, trata-se de uma forma de organizar o cotidiano da operação da sua imobiliária. Pensando em forma mais administrativa, é uma garantia de que encontrar contratos não se tornará o gargalo da sua atividade (lembrando que gargalo é a etapa do processo que limita o andamento das demais por ser lenta e improdutiva).

Assim, você consegue controlar de forma mais efetiva as comissões (seja aquelas que ainda serão ou que já foram pagas). Veja como controlar os contratos, além de dinamizar a sua operação, é uma forma de garantir a gestão financeira da sua Imobiliária. Ainda, na hora de realizar a declaração de inocorrência, fica mais fácil de preencher os campos.

Como gerir contratos de forma eficiente?

Agora que você já viu algumas das vantagens de gerir contratos, vamos entender algumas das melhores formas de fazer essa gestão. Um pré requisito para ter uma boa organização é possuir todos os documentos previstos nas negociações atualizados em seu banco de dados. Sempre tenha os seguros, os dados pessoais dos inquilinos, os documentos dos imóveis e mais atualizados, para evitar dores de cabeça e surpresas desagradáveis mais à frente.

Dada essa ressalva, a primeira etapa que deve ser cumprida para ter uma boa gestão de contratos é, de fato, fazer contratos. Ou seja: fuja de negociações informais, baseadas na palavra e na confiança, e registre todos os aspectos negociados. Assim, você protege o acordo (garantindo que infrações serão devidamente punidas) e cria respaldo legal caso haja alguma discordância no futuro.

A melhor forma de gerir contratos atualmente é possuindo um banco de dados digital, muito mais prático e menos volumoso do que um armazém, um gaveteiro ou qualquer outra forma física de organização de documentos. As planilhas ajudam, mas não são o suficiente. Existem softwares atualmente que fazem esse tipo de gestão para você. 

Com esses sistemas, você pode gerar já digitalmente os contratos (que são assinados de forma eletrônica), pode construir um painel de controle financeiro atualizado automaticamente com a entrada desses contratos, pode gerar uma série de avisos e alertas digitais quando os prazos estiverem próximos do fim, entre vários outros. Além disso, o mais importante é construir uma “biblioteca virtual” com todos os documentos e arquivos de forma organizada, clara e facilmente navegável.

E se eu não fizer isso?

Há alguns riscos que você corre se optar por não organizar seus documentos. Como já comentamos, você tornaria a busca por um contrato o gargalo da sua operação: as pessoas teriam preguiça e resistência de ir atrás do documento X do cliente Y para verificar se estava tudo certo, sem falar que essa atividade, de fato, levaria tempo.

Mas, para além disso, você correria o risco de perder prazos dos contratos, o que impactaria diretamente na receita recebida. E, caso o contrato se torne inválido, você pode enfrentar dificuldades judiciais mais à frente em um processo.

Isso sem mencionar as dificuldades de comunicação interna entre os seus corretores ou outros colaboradores. A informação ficaria difundida entre as pessoas, e algumas saberiam sobre uns contratos, e outras sobre outros. Deveriam recorrer à memória e à clareza na fala para passar informações de forma correta, o que representa um risco (e todos sabemos como um “telefone sem fio” distorce a realidade).

Para finalizar, um outro risco é a falta de padronização dos contratos. Como não há um sistema único entre os colaboradores, é possível que haja documentos diferentes entre cada um (a pessoa X pode usar o formato A ao qual ela já está acostumado, enquanto o corretor Y usa o formato B que ele mesmo desenvolveu e achou melhor).

Organização é fundamental para o mercado imobiliário. Afinal, são operações de valor muito alto, com investimento emocional, de tempo e dinheiro muito grandes por parte do cliente. Não é algo que pode ser desconsiderado, e muito menos desrespeitado.

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